Flexibilita v kontextu státní správy, zvláště když mluvíme o online formulářích pro životní situace, znamená schopnost systému efektivně a rychle se přizpůsobit různým potřebám a požadavkům občanů i změnám legislativy bez nutnosti složitých a časově náročných zásahů do IT infrastruktury. Především díky těmto vlastnostem:
Přizpůsobení obsahu a struktury formulářů
Flexibilita umožňuje úřadům snadno upravovat existující formuláře nebo vytvářet nové, aby reflektovaly aktuální legislativní změny, politiky nebo specifické požadavky dané situace. To zahrnuje přidávání nebo odstraňování polí, změnu pokynů pro vyplnění nebo přizpůsobení formulářů specifickým skupinám občanů.
Rychlá reakce na měnící se potřeby
Flexibilní online formuláře umožňují veřejné správě rychle reagovat na nepředvídané situace, jako jsou přírodní katastrofy nebo zdravotní pandemie. V případě urgentní potřeby je možné vytvořit nový formulář na základě již existujícího formuláře ve velmi krátké době a to i vlastními silami úřadu. Bez zbytečného zdržení. To značně zvyšuje agilitu a schopnost úřadů efektivně řešit měnící se požadavky a situace nejen v časech krize.
Integrace s různými platformami a službami
Flexibilita znamená také možnost snadné integrace online formulářů s různými datovými zdroji, registračními systémy a platformami pro elektronickou identifikaci. To znamená nejen předvyplnění existujících dat pro přihlášeného uživatele, či načtení dalších informací na základě zadaných hodnot, ale i odeslání vyplněného formuláře do dalšího systému pomocí/přes rozhraní podle NSESSS, mailem na podatelnu, nebo vygenerováním dokumentu ve formátu pdf/A.
Design formulářů
Flexibilita systému elektronických formulářů umožňuje sjednocení a optimalizace formulářů úřadu, a to nejen z hlediska grafického designu, ale zejména v případě často se opakujících částí formuláře, jako jsou údaje žadatele, podpisová doložka nebo prohlášení o ochraně osobních údajů dle GDPR. Jednou z největších předností tohoto systému je možnost provést změnu v těchto opakujících se částech na jediném místě, přičemž se tato změna automaticky a okamžitě projeví ve všech formulářích, kde jsou tyto části využívány.
Otevřená platforma
Flexibilita systému zajišťuje, že veřejná správa může škálovat a rozšiřovat služby v souladu s rostoucími požadavky občanů a s technologickým vývojem, což přispívá k dlouhodobé udržitelnosti a efektivitě elektronických služeb.
Díky využití open-source řešení je systém otevřený, což umožňuje přizpůsobit ho specifickým požadavků zákazníka a současně eliminuje riziko závislosti na konkrétním dodavateli technologií, bez omezení, která by mohla plynout z uzavřených a proprietárních systémů.